Dokumentacja fotograficzna i wideo wydarzeń realizowanych w ramach projektu „Lider Dostępności Pomorza Zachodniego”
ZAPYTANIE OFERTOWE
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
„Dokumentacja fotograficzna i wideo wydarzeń realizowanych w ramach projektu „Lider Dostępności Pomorza Zachodniego””
NR POSTĘPOWANIA: ZO/03/2026
Rodzaj zamówienia – Usługa
Szczecin, 1 czerwca 2026 r.
I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
1. Zamawiającym jest:
Dom Kultury „Krzemień” w Szczecinie
ul. Krzemienna 10
70-742 Szczecin
NIP: 9552540704
REGON: 385961675
Tel. 91 463 42 21
adres e-mail: sekretariat@krzemien.art
II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Zamawiający działa na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2025 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1173) – postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 170 000 zł.
III. INFORMACJA CZY ZAMAWIAJĄCY PRZEWIDUJE WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Z MOŻLIWOŚCIĄ PROWADZENIA NEGOCJACJI
Zamawiający przewiduje przeprowadzenie negocjacji ceny oraz warunków zaoferowanych przez Wykonawcę, w szczególności gdy zaoferowane ceny są wyższe niż posiadane przez Zamawiającego środki finansowe.
IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Zamówienie „Dokumentacja fotograficzna i wideo wydarzeń realizowanych w ramach projektu „Lider Dostępności Pomorza Zachodniego”” realizowane jest w ramach projektu „Lider Dostępności Pomorza Zachodniego” w ramach działania 3.3 „Systemowa poprawa dostępności” Priorytetu III „Dostępność i usługi dla osób z niepełnosprawnościami” Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027, dotyczącego realizacji projektu systemowego pn. „Projektowanie uniwersalne – dostępność w instytucjach kultury”, finansowanego ze środków Unii Europejskiej.
2. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi dokumentacji fotograficznej i wideo dwóch wydarzeń realizowanych przez Dom Kultury „Krzemień” w Szczecinie w ramach projektu „Lider Dostępności Pomorza Zachodniego”, tj.:
– finału warsztatów „Rytm, który łączy”, który odbędzie się w dniu 10.06.2026 r.;
– Przeglądu talentów, który odbędzie się w dniu 01.08.2026 r.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunków współpracy zostały opisane:
a) w Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego – Opis przedmiotu zamówienia;
b) w Załączniku nr 4 do Zapytania ofertowego – Projektowane postanowienia umowy.
4. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, podmiot realizujący zadanie zobowiąże się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
5. Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
79960000-1 Usługi fotograficzne i pomocnicze
92100000-2 Usługi kinematograficzne oraz wideo
92111250-9 Produkcja filmów informacyjnych
6. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
8. Podwykonawstwo:
a) Wykonawca może powierzyć realizację części przedmiotu zamówienia podwykonawcom. W przypadku zamiaru wykonywania przedmiotu zamówienia z udziałem podwykonawców, Zamawiający wymaga wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę nazw (firm) podwykonawców wraz z przedmiotem umów o podwykonawstwo (o ile są mu znane na tym etapie),
b) Wykonawca odpowiadać będzie za wszelkie błędy i szkody powstałe w wyniku działania podwykonawcy oraz odpowiedzialny jest za prawidłowość, terminowość i jakość usług i dostaw świadczonych przez podwykonawców.
c) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia,
d) Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca będzie się powoływał, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca jest zobowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
1. Termin realizacji zamówienia obejmuje dwa wydarzenia:
a) finał warsztatów „Rytm, który łączy” – 10.06.2026 r.;
b) Przegląd talentów – 01.08.2026 r.
2. Wykonawca zobowiązany jest do przekazania Zamawiającemu kompletu materiałów z każdego wydarzenia w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia danego wydarzenia.
3. Ostateczny termin wykonania całego zamówienia: do dnia 31.08.2026 r.
4. Miejscem realizacji wydarzeń jest Dom Kultury „Krzemień” w Szczecinie, ul. Krzemienna 10, 70-742 Szczecin, chyba że Zamawiający wskaże inne miejsce realizacji danego wydarzenia na terenie Szczecina.
VI. PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
1. Projektowane postanowienia umowy zostały określone w Załączniku nr 4 – Projektowane postanowienia umowy.
2. Wykonawca akceptuje treść Projektowanych postanowień umowy na wykonanie przedmiotu zamówienia, stanowiących Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego, oświadczeniem zawartym w treści Formularza ofertowego.
3. Postanowienia ustalone w Projektowanych postanowieniach umowy nie podlegają zmianie przez Wykonawcę. Przyjęcie przez Wykonawcę Projektowanych postanowień umowy stanowi jeden z wymogów ważności oferty.
VII. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ
Wykonawca jest związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert przez 30 dni.
VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Wymagania podstawowe:
1. Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
2. Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.
3. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego.
4. Oferta winna być złożona przez osoby umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.
5. W przypadku złożenia oferty i składających się na nią dokumentów i oświadczeń przez osobę niewymienioną w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo.
6. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego.
2. Zawartość oferty:
1. Na ofertę składa się:
a) wypełniony Formularz ofertowy – Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego;
b) Oświadczenie Wykonawcy – Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego.
c) Jeżeli dotyczy – Pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeżeli forma reprezentacji nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą.
IX. SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Podpisaną wraz z pieczęcią Wykonawcy ofertę należy złożyć w terminie najpóźniej do dnia 9 czerwca 2026 r. do godz. 12:00, drogą e-mailową na adres: sekretariat@krzemien.art – skan/zdjęcie w formacie PDF lub JPG.
2. Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane w Zapytaniu Ofertowym dokumenty.
3. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może wycofać złożonej oferty.
4. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
X. TERMIN OTWARCIA OFERT
1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 9 czerwca 2026 r. o godz. 12:15.
2. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani pocztą elektroniczną.
XI. SPOSÓB OBLICZANIA CENY
1. Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie wymogi, o których mowa w niniejszym Zapytaniu Ofertowym, oraz koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia.
2. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia – zadań należy podać w „Formularzu ofertowym” stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego.
3. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. Do porównywania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto.
4. Zamawiający zastrzega, aby cena podana w formularzu ofertowym nie została określona wartością 0,00 zł. Brak wyceny lub wartość 0,00 zł skutkować będzie odrzuceniem oferty.
XII. WARUNKI PŁATNOŚCI
Zapłata wynagrodzenia za wykonaną usługę będzie dokonana według ustalonej ceny, na podstawie poprawnej pod względem formalnym i rachunkowym faktury VAT lub rachunku wystawionego przez Wykonawcę, na rachunek bankowy podany na fakturze VAT lub rachunku, w terminie 30 dni od daty doręczenia dokumentu księgowego do siedziby Zamawiającego, na adres e-mail: sekretariat@krzemien.art lub ustrukturyzowanego dokumentu w formie elektronicznej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami.
XIII. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
1. Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamówienia będzie się kierował następującym kryterium:
C – cena – 100%
Ocena ofert w zakresie przestawionego wyżej kryterium zostanie dokonana zgodnie ze wzorem:
Dla kryterium Cena:
najniższa cena spośród wszystkich rozpatrywanych ofert nie podlegających odrzuceniu
C= ——————————————————————————– X 100 %
cena oferty badanej
2. Ocena ofert w powyższym kryterium odbywać się będzie na podstawie informacji podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym.
3. Obliczenia dokonane zostaną z dokładnością do 0,01 punktu (dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematyki.)
4. Oferta nie podlegająca odrzuceniu złożona przez Wykonawcę niewykluczonego z postępowania, która uzyska największą liczbę punktów – maksymalnie 100 – zostanie uznana jako najkorzystniejsza.
5. Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej cenie podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Otrzymana w ten sposób łączna wartość brutto zostanie przyjęta przez Zamawiającego wyłącznie dla porównania i oceny złożonych ofert.
6. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.
7. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę zobligowany jest poinformować zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są obowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.
9. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę̨ w terminie związania ofertą określonym w Zapytaniu Ofertowym.
10. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę̨, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę̨, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.
11. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 10, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się̨ o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą̨ przesłanki do unieważnienia postępowania.
12. Zamawiający odrzuci oferty w przypadku, gdy:
a) została złożona po terminie składania ofert,
b) jej treść jest niezgodna z warunkami, opisem zamówienia i opisem kryteriów,
c) zawiera błędy w obliczeniu ceny,
d) Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania z ofertą,
e) Wykonawca nie złożył w wymaganym terminie wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty,
f) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
g) Wykonawca będzie podlegał wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835 z późn. zm.).
13. Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli:
1) nie złożono żadnej oferty,
2) wszystkie złożone oferty zostaną odrzucone,
3) oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najniższej oferty,
4) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.
14. Zamawiający w każdym czasie zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
15. Informację o wyniku postępowania po upływie terminu składania i otwarcia ofert – przesyła się do wykonawców, którzy złożyli oferty.
XIV. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE MUSZĄ ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
1. Na realizację przedmiotu zamówienia zostanie zawarta umowa.
2. Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zostanie poinformowany przez Zamawiającego o miejscu i terminie podpisania umowy.
3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana ma obowiązek zawrzeć umowę w sprawie zamówienia na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią załącznik do Zapytania Ofertowego. Umowa zostanie uzupełniona o zapisy wynikające ze złożonej oferty.
4. Przed podpisaniem umowy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w przypadku wyboru ich oferty jako najkorzystniejszej) przedstawią Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców albo unieważnić postępowanie.
XV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
1. W postępowaniu może brać udział Wykonawca, który w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie co najmniej 1 usługę polegającą na wykonaniu dokumentacji fotograficznej i wideo wydarzenia o charakterze dostępnościowym, integracyjnym, edukacyjnym, kulturalnym lub społecznym, w którym uczestniczyły osoby z niepełnosprawnością lub osoby ze szczególnymi potrzebami, oraz posiada doświadczenie w realizacji dokumentacji fotograficznej i wideo przeglądów artystycznych, prezentacji artystycznych, koncertów, pokazów.
2. Zamawiający informuje, iż na potrzeby niniejszego postępowania przez wydarzenie o charakterze dostępnościowym należy rozumieć wydarzenie organizowane lub współorganizowane z uwzględnieniem potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnością, którego celem było w szczególności zwiększanie dostępności uczestnictwa w kulturze, edukacji, animacji, integracji społecznej, aktywizacji lub włączenia społecznego.
3. Na potwierdzenie spełniania warunku udziału w postępowaniu Zamawiający może wezwać Wykonawcę do złożenia dokumentów lub informacji potwierdzających należyte wykonanie usługi, w szczególności wykazu usług, referencji, protokołu odbioru, linku do zrealizowanych materiałów lub innego dokumentu potwierdzającego wykonanie dokumentacji fotograficznej lub wideo wydarzenia, o którym mowa w ust. 1.
XVI. INFORMACJE POUFNE
1. Zamawiający informuje, że za poufne uważa się wszystkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego. Takie informacje podlegają ochronie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
2. Informacje poufne zostaną przekazane Wykonawcy w jeden z następujących sposobów:
a) Osobiście w siedzibie Zamawiającego po uprzednim wyznaczeniu przez Zamawiającego konkretnego miejsca, daty i godziny odbioru.
b) Przez posłańca na adres wskazany przez Wykonawcę.
3. Przekazanie informacji poufnych Zamawiający może uzależnić od dopełnienia przez Wykonawcę stosownych formalności (np. podpisanie przez należycie umocowanego przedstawiciela Wykonawcy zobowiązania do zachowania poufności).
XVIII. ZAŁĄCZNIKI
Integralną część Zapytania Ofertowego stanowią:
Załącznik nr 1 Opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr. 2 Formularz ofertowy